Nível técnico: Básico
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Durante muito tempo, era comum as empresas manterem um servidor dentro do escritório para armazenar documentos e arquivos compartilhados.
Hoje, muitas empresas podem utilizar serviços em nuvem para fazer isso de forma mais simples, permitindo que os funcionários acessem os arquivos de onde estiverem.
Os arquivos da empresa na nuvem
Com soluções como Microsoft 365 e Google Workspace, os arquivos podem ficar armazenados na nuvem e disponíveis para a equipe.
Isso permite que um funcionário trabalhe no escritório, em casa ou durante uma viagem sem depender de estar conectado à rede interna da empresa.
Mas existe uma questão ainda mais importante:
Quem pode acessar cada arquivo?
O gerente precisa ter controle
Não basta colocar todos os arquivos em uma pasta compartilhada.
É possível organizar os documentos e definir diferentes níveis de acesso.
Por exemplo:
Financeiro → acesso somente à equipe financeira
RH → acesso restrito ao RH e à gestão
Documentos gerais → acesso para toda a equipe
Dessa forma, cada funcionário acessa aquilo que realmente precisa para trabalhar.
Microsoft 365 ou Google Workspace?
As duas plataformas oferecem recursos para armazenamento e compartilhamento de arquivos.
No Microsoft 365, é possível utilizar SharePoint e OneDrive.
No Google Workspace, o Google Drive oferece recursos semelhantes.
A escolha depende das ferramentas que a empresa já utiliza e da forma como a equipe trabalha.
E o servidor de arquivos?
Isso não significa que todo servidor de arquivos precise ser eliminado.
Algumas empresas ainda possuem sistemas ou necessidades específicas que justificam manter um servidor local.
Porém, para muitas organizações, a nuvem pode eliminar a necessidade de manter um servidor exclusivamente para armazenar e compartilhar documentos.
Dica da GRI
Antes de simplesmente jogar os arquivos na nuvem, organize as pastas e defina quem deve ter acesso a cada informação.
Uma boa estrutura de permissões é tão importante quanto o armazenamento.
Como a GRI pode ajudar
A GRI Tecnologia pode ajudar sua empresa a planejar e implementar uma estrutura de arquivos em nuvem utilizando Microsoft 365 ou Google Workspace.
Podemos organizar os arquivos, configurar permissões e auxiliar na migração do servidor para a nuvem quando essa for a melhor opção para a empresa.
Mais do que colocar os arquivos na nuvem, o objetivo é dar acesso à equipe sem perder o controle das informações.
